Financieel Jaarverslag 2013 Vereniging het Edelhert
Februari 2014

Inhoud
1. Inleiding blz 2
2. Financiële ontwikkeling Vereniging Het Edelhert blz2
3. Balans per 31 december 2013 blz4

• Passiva blz 4
• Activa blz 4

4. Toelichting op het exploitatieresultaat blz 5

• Baten blz 5
• Lasten blz 6
• Projecten blz 7

5. Begroting 2014 blz 8

• Opzet van de begroting blz 9
• Baten blz 9
• Lasten blz 9
• Jaarresultaat blz 9

6 Overige blz 10

1. Inleiding

Hierbij treft u het financiële jaarverslag 2013 aan van de Vereniging Het Edelhert. In dit verslag wordt inzicht en informatie gegeven over de stand van zaken op financieel gebied betreffende het verenigingsjaar 2013.
Via de balans wordt weergegeven hoe de vereniging er financieel voor staat. De inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar worden weergegeven in de staat van winst en verlies.
In de begroting wordt ingegaan op de begroting 2014. Ten slotte wordt kort ingegaan op niet financiële zaken die wel effect hebben op de financiële huishouding van onze vereniging zoals het ledenverloop, inzet van de winkel en overwegingen bij de begroting

2. Financiële ontwikkeling Vereniging Het Edelhert

In 2013 lag voor de Vereniging Het Edelhert zoals gebruikelijk een belangrijk accent op het tijdschrift Het Edelhert dat zij 4 maal per jaar uitgeeft. De redactie heeft veel tijd gestoken in dit voor de vereniging belangrijke medium.
Een ander accent lag dit jaar op het project dat geleid heeft tot de verschijning van de Atals van wildobservatieplaatsen op de Veluwe een instrument dat bijdraagt aan de naamsbekendheid van de vereniging en aan een zonering van mensen die wild observeren. In dit jaarverslag wordt een aparte paragraaf aan dit project geweid.
Naast de Algemene Leden Vergadering organiseert de vereniging ook jaarlijks een ledendag, waarin leden elkaar niet alleen kunnen ontmoeten maar waar zij ook hun kennis kunnen ontwikkelen en/of verbreden.
De informatiestand en winkel heeft op een groot aantal evenementen acte the presence gegeven. De winkel heeft een belangrijke functie voor de bekendheid van de vereniging, informatie verschaffing over de vereniging en het edelhert, het werven van leden en levert daarnaast de verenigingskas een financiële bijdrage op . De vrijwilligersgroep is bezig met een vernieuwingsslag, niet alleen in het assortiment maar ook in het ontwikkelen van een herkenbare uitstraling van de vereniging.
Dankzij de inzet van vrijwilligers in de rasterploeg is de Veluwe voor herten weer een stukje veiliger geworden. Door het rasterwerk uit te voeren bij terreinbeheerders kon ook met deze werkzaamheden weer een bijdrage aan de verenigingskas gegenereerd worden.
Het bestuur organiseerde in januari en in augustus vrijwilligersbijeenkomsten als teken van waardering en dank voor de inzet en het vele werk dat de vrijwilligers jaarlijks voor de vereniging doen.

De nieuwe huisstijl die op de Algemene ledenvergadering in 2013 gepresenteerd werd, is in de loop van 2013 doorgevoerd in al het drukwerk van de vereniging.

De website van de vereniging is een belangrijk digitaal instrument in de realisatie van het doel van de vereniging. De site is niet alleen zeer actueel en informatief maar wordt ook gebruikt voor aanmeldingen en het doen van bestellingen. Jan Paulides steekt als webmaster veel tijd in de website en beheert daarnaast de software van de ledenadministratie.
Het bestuur heeft in 2013 activiteiten gecontinueerd om het beoogde genetisch onderzoek uit te kunnen laten voeren. Het vinden van sponsoren in een periode waarin veel organisaties bezuinigen is niet eenvoudig. Mede vanwege het feit dat al het benodigde materiaal al verzameld is en het slechts gaat om het onderzoek zelf heeft het bestuur naar nieuwe wegen gezocht om dit project in de toekomst alsnog te kunnen laten uitvoeren.


3. Balans per 31 december 2013

Figuur 1 Balans per 31 december 2013

In de balans per 31 december 2013 is de balans per 31 december 2012 ter vergelijking weergegeven.

Passiva
Het eigen vermogen van de vereniging bedraagt € 40.260,00. Het jaarresultaat 2013 bedraagt € 128,00 terwijl in de begroting een verlies van € 3.280,00 voorzien was.
De algemene reserve van de vereniging komt hierdoor uit op €40.388,00
Door de tijdige verschijning van het winternummer in 2013 is het bedrag vooruit ontvangen contributies en betalingen voor de ALV 2014 hoger dan in 2012 het geval was.
De post crediteuren wordt gevormd door de bankkosten van het 4de kwartaal, alsmede door de verzending van het tijdschrift in het 4de kwartaal.

Activa
Vlottende Activa
Hieronder vallen de saldi van de banken, de debiteren, de waarde van nog te verkopen producten van de vereniging en de nog te ontvangen rente.
In 2011 is de keuze gemaakt om de inkoop voor de fysieke winkel en de webwinkel beperkt te houden. Het bestuur wil er naar streven dat inkoop en verkoop voor de fysieke winkel en de webwinkel jaarlijks zoveel mogelijk in evenwicht is en er geen sprake is van grote voorraden. In 2013 is de totale voorraad iets gedaald ten opzichte van 2012. De voorraad is berekend aan de hand van de huidige voorraadcijfers tegen inkoopprijzen, waarbij reeds afgeboekte voorraad buiten de totale waarde gehouden wordt.

Vaste Activa
De vereniging kent vaste activa in de vorm van de aanhanger en de borgsom voor de gehuurde opslagruimte.

4. Toelichting op het exploitatieresultaat

Figuur 2 Exploitatie jaarrekening per 31 december 2013

Baten

Over het geheel genomen zijn de werkelijke baten achtergebleven op de begroting.
De oorzaken hiervan zijn divers. Het niet doorgaan van de grofwildcursus, de daling van het aantal leden, het wegvallen van een adverteerder en de geringe opkomst op de Algemene leden vergadering in het voorjaar zijn de belangrijkste redenen waardoor de inkomsten achterbleven.
De baten uit projecten, in 2013 de inkomsten uit realisatie van de atlas van Wildobservatieplaatsen op de Veluwe, is boven verwachting. Van de oplage van 2500 boekjes was er eind december ruim 2100 exemplaren uitgegeven. Zie ook separate paragraaf projecten.

Lasten

De lasten konden binnen de begroting gerealiseerd worden.
Het bestuur had zich ten doel gesteld om daar waar mogelijk te bezuinigen op de kosten. De bestuurskosten, de kosten voor public relation en representatie, de kosten voor de algemene ledenvergadering en de ledendag konden hierdoor allen ruim binnen de begroting blijven.
Het tijdschrift kon binnen de begroting blijven doordat, na het faillissement van de oude huisdrukker, bij de nieuwe huisdrukker de kosten lager konden worden. Het personeel van de oude huisdrukker die betrokken waren bij ons tijdschrift hebben hun werkzaamheden voor ons tijdschrift kunnen continueren waardoor de kwaliteit constant gebleven is. Wel is door deze wisseling het zomernummer later verschenen. Er is overwogen om het herfstnummer te laten vervallen als dit ook veel later dan normaal zou verschijnen. Dit bleek niet noodzakelijk te zijn.
De kosten voor kantoorbenodigdheden is overschreden door het doorvoeren van de huisstijl in al het drukwerk van de vereniging. Toen meerdere delen van het bestaande drukwerk herdrukt moesten worden heeft het bestuur in de zomer besloten op dat moment de huisstijl in al het drukwerk door te voeren.
De kosten voor porto zijn overschreden door de Atlas van Wildobservatieplaatsen op de Veluwe naar alle in 2013 volledig betalende leden te zenden.
Er behoefde geen kosten gemaakt te worden voor de beoogde grofwildcursus, omdat deze geen doorgang heeft gevonden. Over het geheel genomen zijn de werkelijke baten achtergebleven op de begroting.
De inkoop van de winkel kon binnen de begroting blijven. De kosten voor de kraamhuur waren echter wel hoger dan begroot. Door de uitbreiding van het aantal vrijwilligers, dat in de informatiestand en winkel actief is, kon aan de vraag om op meer markten aanwezig te zijn, voldaan worden.
De post projecten, in 2013 de kosten voor de realisatie van de atlas van Wildobservatieplaatsen op de Veluwe, is hoger uitgevallen dan begroot. Zie ook separate paragraaf projecten.

Projecten

In 2012 is naar aanleiding van de ontvangen giften ter gelegenheid van het 65 jarig bestaan van onze vereniging een project gestart om Wildobservatieplaatsen in kaart te brengen. Een werkgroep Wildobservatieplaatsen (WOP) heeft zich over deze opdracht gebogen. Begin 2013 bleek de beoogde digitale App. waar de werkgroep in eerste instantie aan gedacht had om financiële redenen niet mogelijk te zijn. De werkgroep heeft toen besloten om te gaan voor een publicatie in boekvorm. Ten tijden van het moment van opmaak en drukken bleek onze vaste huisdrukker zich in een faillissement positie te bevinden. Daarom is gekozen om de samenwerking te zoeken met studio Herder die eerder de nieuwe huisstijl van de vereniging ontwierp. Studio Herder heeft een totale levering verzorgd van een oplage van 2500 boekjes.

In onderstaand overzicht wordt inzicht verschaft in de totale kosten en opbrengsten van dit project.

Figuur 3 WOP-atlas per 31 december 2013

Wanneer de gehele resterende voorraad verkocht zou worden voor €8,00 per boekje (prijs voor derden) dan levert dit de verenigingskas nog een minimale netto winst op van €1.860,45. De verzendkosten aan leden bedroegen in totaliteit € 2.465,59, de gift van de leden voor het 65 jarig bestaan van de vereniging bedroeg € 4.098,37. Wanneer we deze gegevens meenemen ziet het totaaloverzicht er als volgt uit.
WOP-atlas totale project

Figuur 4 WOP-atlas totale project

5. Begroting

Figuur 5 begroting 2014

Opzet van de begroting

De exploitatie van voorgaande jaren is gebruikt om een inschatting van de kosten te maken. Ook zijn reeds geplande activiteiten en de daarmee gepaard gaande kosten in de beschouwing betrokken.

Baten

Het aantal betalende leden is gedaald in de afgelopen jaren. In de begroting is daar rekening mee gehouden.
Het bestuur heeft besloten om actief te zoeken naar meer adverteerders voor het tijdschrift. Inkomsten uit advertenties worden voornamelijk gezocht om de verzending van het tijdschrift te financieren.
De winkelverkopen worden in 2014 hoger dan gebruikelijk begroot. De reden hiervoor is dat met ingang van 1 januari 2014 de inkomsten verkregen uit de verkoop van de atlas van Wildobservatieplaatsen op de Veluwe onderdeel van de winkelverkopen zal gaan worden als regulier artikel van de winkel.
Conform 2013 wordt ook in 2014 bij baten een bedrag voor projecten opgenomen. Dit vanwege het eerder besluit van het bestuur om projecten daar waar mogelijk kosten neutraal uit te voeren.

Lasten

Op basis van eerdere realisatie zijn een groot aantal posten lager begroot dan in het verleden. Dit vanwege het feit dat het bestuur ook in 2014 wil trachten om op innovatieve wijze activiteiten te ontplooien waarbij door de inzet van eigen vrijwilligers en het gebruik van eigen inkoop ( bijvoorbeeld de catering bij een Ledendag), de kosten voor deze activiteiten beperkt kunnen worden zonder dat dit afbreuk doet aan de kwaliteit.
Door de tariefaanpassingen van TNT post wordt de vereniging geconfronteerd met sterk stijgende portokosten. Het bestuur zal zich in 2014 oriënteren op de vraag of de kosten voor verzending beperkt kunnen worden zonder dat de kwaliteit wordt aangetast.
De inkoop van de winkel vertoont een hoog bedrag, vanwege de kosten die gemaakt zullen worden voor de 2de druk van de Atlas van Wildobservatieplaatsen op de Veluwe die in de loop van 2014 zal gaan verschijnen.

Jaarresultaat

Het begrootte jaarresultaat is een verlies van € 1.000,00.

6. Overige

Figuur 6 Verloop ledenaantallen
Het bestuur heeft het ledenverloop in de periode 2010 t/m 2013 in beeld gebracht. Het betreft netto aantallen leden.
Het ledenverlies, dat in het jaar 2012 ingezet is en in 2013 versterkt doorzette, is reden tot zorg. Bij de categorie “nulleden” worden leden geadministreerd die het tijdschrift om PR redenen ontvangen, doch geen bijdrage leveren aan de contributie ontvangst.
Het bestuur heeft zich voorgenomen in 2014 een intern onderzoek te doen naar de aangegeven redenen/oorzaken van het netto ledenverlies. Daarnaast heeft het bestuur het voornemen geuit om actief leden te willen gaan werven om het nettoverlies aan leden te beperken.